Je administratie bijgewerkt in 5 stappen

 

De werktitel van deze blogpost was: “Administratie bolwerken”. Maar de kans dat je hierop zou doorklikken, was niet bijzonder groot. Want eerlijk, bolwerken klinkt zo dramatisch. Zoals net je hoofd boven water kunnen houden. Hm.

 

“Hoe administratie-doen eigenlijk niét ingewikkelder is dan de was opplooien?” Was een andere mogelijkheid. Echt. En die werd het ook niet, maar er zit wél een waarheid in. Daarover later mee.

Dus nam ik maar deze titel: Je administratie bijgewerkt in 5 stappen.  Kwestie van – echt waar – te duiden op het haalbaar resultaat.

 

We gaan niet bolwerken, nee we gaan bijwerken. En het dan ook bijhouden.

En wel vanaf nu!

 

Eerlijk, ook ik wil minder papier in huis. De inkomende post wordt onmiddellijk ontdaan van z’n enveloppe of plastiekje en reclameblaadjes vliegen eigenlijk meteen bij het oud papier (Waarom hang ik niet opnieuw zo’n sticker ‘neen, reclamedrukwerk’? Dringend werk van maken.). En tegenwoordig kijk ik met angstige ogen in de boekentasjes, want onze oudste doet niets liever dan tekeningen uitwisselen met zijn vriendjes. En liefst tientallen tegelijk. Bestaat dat eigenlijk nog, zo’n poëziealbum? Vroeger stonden alle tekeningen gewoon in één boekje. Misschien ook eens werk van maken.

 

Maar goed, terug naar het bijhouden van de administratie. Inkomende documenten (post, facturen, briefwisseling van school,…) wil ik zo snel mogelijk afgehandeld zien.

Er wordt wel eens gezegd dat, wat je in minder dan 2 minuten kan doen, effectief ook best meteen doet. Anderen zeggen binnen de minuut. Maar het principe is hetzelfde. In de tijd dat je het document ergens legt – waar de kans op verloren gaan/vergeten worden het kleinst is – een post-it schrijven met ‘betalen’ of ergens noteren op een takenlijst, dan kan je dit even makkelijk meteen afhandelen.

Voorbeelden genoeg uit het dagelijkse leven: snel die bank-app openen en die 2 facturen betalen. De boekentasjes van de kids legen, agenda’s checken en fruitdoosjes uitwassen. Ok, ik doe er 2 en een halve minuut over, maar dan nog.

‘Gedaan is gedaan’ en het is een taak die niet blijft hangen.

Want, het gevaar met zaken steeds voor je uit te plannen is dat het er niet van komt. Dat we lijstjes maken om lijstjes te maken. En dat we uit onze takenlijsten nog weer nieuwe prioriteiten moeten halen. Doel is net om zo weinig mogelijk op die lijst te zetten, want we merken dat het er vaak toch niet van komt.

 

Uitzondering is wel die andere brievenbus, onze mailbox.

 

Hiervan wordt gezegd nét niet voortdurend met inkomende mails bezig te zijn. Want meestal zijn we ondertussen met andere dingen bezig op onze laptop: ons werk, schrijven,… En dan zorgt die voortdurende Ploeng ervoor dat we weer uit ons momentum gehaald worden. Wég concentratie. Daar komt weer iets binnen Ploeng. Gevolg: je leest een mail, vergeet te antwoorden, er komt weer iets tussen, en ga zo maar voort. En dan is het zo ver: inefficiënt werk en inefficiënt mailbeheer. Open je mailbox dus op enkele vaste momenten. En zet ondertussen die Ploeng af.

 

 

Ik vind het dus een goeie basis: wat je meteen kan doen, doe je gewoon meteen.

Maar dat betekent niet als een-kip-zonder-kop rondlopen en met 5 dingen tegelijk bezig zijn. Want ook jij weet intussen, dat multi tasken niet werkt. Bouw dus procedures in. Procedures, dus…?

Hoe het er bij ons aan toegaat? Ik kom met de jongens van school en de schooltassen komen in de keuken. De schoenen en jassen meteen op de juiste plaats en ondertussen kijk ik de boekentassen en agenda’s na, en maken we klaar wat kan voor de volgende dag. Ochja, vaak gebeurt dat met mijn jas nog aan. Maar wie heeft daar last van?

 

Stap 1 is dus: wat je meteen kan doen, doe dat dan ook: betalen, terug sturen, inscannen en doormailen,…. Dus als het even kan, liefst zo snel mogelijk.

 

Stap 2 is dan alles wat weg kan van papier ook weg doén: reclameblaadjes, enveloppen, flyers in de post, ja ook die zoveelste krabbeltekening van zoonlief, die brief van school die je ook per mail kreeg, die kassabonnen en boodschappenlijstjes in je handtas, … Oud papier. Nu! Zorg dus ook dat er een kartonnen doos, bak of wat-dan-ook dan ook, dichtbij staat om meteen deze papieren weg te doen. Je wil toch geen hoopjes ‘mag weg’ beginnen verzamelen?

Zie je opnieuw de link met stap 1: wat je meteen kan doen, doe dat dan ook.

 

Stap 3: groepeer en groepeer

Natuurlijk blijven er ook papieren liggen. ‘Betaalde facturen’, ‘bij te houden documenten’, ‘verder af te handelen’. Je zou het voor minder warm krijgen… Het eigenlijke probleem zit ‘m niet in de papieren, maar in dat blijven liggen. Want een hoopje wordt een hoop. Een hoop worden hopen. En dan wordt het hopeloos, maar wij gaan voor hopen-loos!

Het moeilijke aan die papieren die blijven liggen, is dat er geen lijn in zit. Daardoor is het niet ons favoriete klusje. Was het nu eenvoudiger geweest, dan deden we het misschien wel sneller/makkelijker/liever?

Maar het bijwerken en bijhouden van administratie betekent nu eenmaal nadenken en keuzes maken:

• Wat moet precies met het document gebeuren?
• Hou ik het document achteraf bij?
• Op welke manier, in welke vorm (map, doos, online…).

Geef toe, de was opplooien lijkt makkelijker.

 

TIP:  plan de verwerking en afwerking van die documenten samen, als je er tegenop ziet om het dagelijks te doen

Zie je het niet zitten meteen die factuur te betalen, dat document in te vullen en terug te sturen, die bevestiging te sturen voor die babyborrel en een cadeau van de lijst te bestellen? Waarom niet twee keer in de week een vast moment inplannen?

 

 

 

Opgelet: Zorg er in dat geval wél voor dat je alle inkomende post en ‘lopende zaken’ bundelt in één bakje. Echt, wees consequent: geen 4 hoopjes papieren hier, en 2 facturen daar. Och, en hier nog 1. Want dan vergeet je zeker iets, of meer.

En vooral: stel het niet uit, maar zorg dat dit bakje op één vaste dag in de week leeg is. Afgewerkt. Klaar. Yes.

Voorlopig heb je het dus goed onder controle. Nu zou ik hier zo’n icoontje van een gespierde arm willen zetten. Of één of andere Haka-kreet.

Maar het groeperen gaat verder dan dat.

Bewaar steeds alle afgewerkte documenten in één lade: namelijk alle ‘gelezen maar te bewaren’, ‘betaalde facturen’, ‘die papieren die we moeten bijhouden’. Maar ook pincodes van ID’s, documenten van de bank, uitnodigingen, aanslagbiljet van belastingen, papieren van de verzekeringen, fiscale attesten, garantiebewijzen, leuke kaartjes, aankoopbonnen,….

Ik hou nog alles bij op papier, hoe verslingerd ik ook ben aan mijn smartphone. Ik vind het leuk én geruststellend ergens een dikke vette ‘OK’ op te zetten, of ‘BETAALD’, en later dan dat document in het juiste mapje, classeur of doos op te bergen.

Maar ook hier: kies voor een zo aangenaam, overzichtelijk klassement dat werkt voor jou.

Fan van Evernote, of een passie voor inscannen? Mooi zo. Doe maar verder! Zolang je het gevoel hebt dat jij meester van je systeem bent en je gezinsgenoten zich hier ook in kunnen vinden.

 

Stap 4: sorteer en klasseer

Ik heb dus een haat-liefde verhouding met papieren. Ik hou er niet bijzonder van, maar gooi ze ook niet weg. Dus is een goed werkend archief noodzakelijk.

Met goed-werkend archief bedoel ik: je kan er makkelijk documenten in kwijt, én je vindt er ook snel iets in terug.

 

Plan dus één keer per maand (ochja, of zelfs om de paar maanden) een moment waarbij je die losse documenten – uit de lade zoals hierboven bij stap 3 besproken – klasseert.  Ofwel digitaal (via Evernote, of een eigen archief op je one-drive), ofwel in een papieren archief (in het juiste mapje, classeur of doos).

Zoek een systeem waar jij – en je huisgenoten – zich goed bij voelen, en vooral, zorg dat je het kan volhouden.

Hoe ik dat klasseren en archiveren aanpak? Het opbergen van papieren documenten doe ik echt nog op de ‘oude manier’.

En laat me hier toch even de vergelijking met een volle – propere – wasmand maken. Soms ben ik nog maar bezig met de droogkast te legen en ik denk al: ach, dat paar kousen is voor nu, en hou ik al meteen aan de kant (stap 1). Bij het opplooien van de was (van het wasrek, uit de droogkast, gegroepeerd zoals stap 3) gaat het dan zo: ‘de kousen van manlief bij mekaar, och, hier heb ik het tweede exemplaar’. ‘Dat is voor de strijk, dus leg ik apart’, ‘dat is een vaatdoek, moet dus niet naar boven, maar komt in de mand met gerief die beneden blijft’. En zo ben je aan het sorteren en klasseren (stap 4). Makkie, zou onze oudste zeggen.

Maar zo gaat dat toch echt, en ik durf te wedden dat zelfs de grootste sloddervos de was opplooien min of meer op diezelfde manier doet.

Dus, neem ik mijn stapel sorteerbakjes. Welja, lasagnebakjes uit de AVA, te koop per 10, stapelbaar en groot genoeg voor A4’s en prullen.

 

 

Ik neem dan die stapel papieren uit de – soms – uitpuilende schuif, doe ze in een wasmand (ik trek de vergelijking door, haha). En ik begin. Een document van de bank, dan ‘label’ ik één bakje ‘bank’ en komt dat document erin. En zo ga ik door. Ondertussen weet ik ook al welke mappen en onderverdelingen we hebben in ons archief (‘boekhouder’, ‘water’, ‘elektriciteit’, ‘Proximus’, ‘Andreas school’, ‘Martijn school’, ‘Acerta’, ‘medisch Joke’, … ) Na een aantal rondjes klasseren, begin je die labels te kennen en gaat het vlotter. Nu hoef ik die zelfs niet meer te labelen, de routine is er.

Een vreemd zicht misschien, al die lasagnebakjes op en naast de eettafel, maar het werkt wél. En eens de wasmand leeg, dus de sorteerbakjes vol, kan ik beginnen elk bakje te ‘legen’ in de juiste map/classeur/doos.
 

 

Tip: label stapelbakjes voor documenten die elke klasseerronde terug komen, en hou ook enkele stapelbakjes ‘on-gelabeld’

 

Stap 5: bijhouden en gewoontevorming 

Maak van heel dat systeem een gewoonte.

Zet op regelmatige tijdstippen in je agenda: schuif leeg! Of nog beter, neem geen al te grote schuif zodat – als die vol zit – je die wel moét legen. Want, maak met jezelf en partner de overeenkomst dat je geen papieren meer laat rondslingeren. Voor. Altijd. Behalve die papieren in het bakje “te betalen/lopende zaken”.

Kan er dus geen papier meer bij in de schuif, dan wil dat zeggen: alarm. te veel. en je weet wat gedaan. waar zijn mijn bakjes.

Tip: Spreek ook af met je partner wie wat op zich neemt van administratie

Ik denk maar aan scenario’s als ‘de ander zal die factuur wel betalen’…, maar ook: hoe de documenten klasseren? Denk hier maar eens over na: wanneer hoort iets bij ziekenfonds, of bij medisch? Hoort een document van het CLB bij ‘School Andreas’ of bij ‘Medisch Andreas’, of misschien een nieuwe map: ‘CLB Andreas’ 😉 Neen, ik heb een doos KIDS met hierin een mapje ‘medisch’ van allebei, een mapje ‘school’ van allebei, allebei hun gezondheidsboekje van K&G, waarin ik nu ook die CLB briefwisseling bewaar.

 

die witte doos met grijs deksel is de ‘KIDS’ doos, ernaast staat de ‘HUIS Korbeek-Dijle’ doos

 

Je merkt het al. Het is nadenken, het is consequent zijn. En dat zijn dingen die we niet altijd even graag doen. Maar eens het gedaan is, wél bijzonder content zijn!

Zet dus telkens dat amdin-moment in je agenda. Een moment dat jou goed uitkomt. Doe je dat graag in de gezinsdrukte op zaterdagmorgen? Waarom niet! Of liever op maandagmorgen om met een schone lei/bakje/lade te beginnen? Even goed.

Maar wanneer je het ook doet, maak het zo aangenaam mogelijk… koffie met een koekje erbij, ik zeg maar wat. En als je klaar bent, nog eentje. Uiteraard.

 

Want tot slot, enkel als de omstandigheden meezitten, als het een aangename setting is, hou je het vol, elke dag, week…   – of toch maand – opnieuw.

 

 Nog eens in ’t kort

• doe wat je meteen kan doen (behalve je mailbox, daarvoor kies je enkele vaste momenten per dag)
• doe weg wat meteen weg kan
• groepeer (pak administratie aan als er een aantal documenten/facturen in je bakje liggen, bijvoorbeeld 2 keer per week)
• en groepeer (alles wat behandeld is, vliegt in 1 schuif)
• sorteer (leve de lasagnebakjes) en klasseer daarna in de juiste map/doos
• koffie en koekje
• repeat

 

 

Succes!